Neue Portale: Rekruting / Bewerber & Spesenabrechnungen

Aufgrund zahlreicher Kundenanfragen haben wir mit der Entwicklung der Funktionen zur Verwaltung von Bewerbern und Spesenabrechnungen in Opale begonnen. Diese beiden Funktionen werden im 1. Quartal 2027 verfügbar sein.

Die Bewerber können in der Anwendung «Lohnbuchhaltung» verwaltet werden. Spesenabrechnungen können über ein neues Webportal übermittelt werden.

Hier die Details zu den geplanten Funktionen:

Bewerbungsmanagement

Dieses neue Opale-Modul ermöglicht es, die Verwaltung von Bewerbungen zu zentralisieren und zu vereinfachen – vom Eingang einer Bewerbung bis zur allfälligen Anstellung des Bewerbers. 

Stelleninserate werden weiterhin über die üblichen Kanäle des Unternehmens veröffentlicht: Website, JobUp oder andere Rekrutierungsplattformen. Jedes Inserat kann einen Link enthalten, über den der Bewerber seine Bewerbung direkt einreichen kann. Der Bewerber kann seine Angaben online vervollständigen und die erforderlichen Unterlagen einreichen, wie beispielsweise seinen Lebenslauf, sein Motivationsschreiben, seine Diplome, seine Arbeitszeugnisse oder seine Arbeitsbewilligung. 

Für die Rekrutierung relevante Informationen, wie beispielsweise der Stellenantritt oder die Art der Bewilligung, werden direkt in seiner Akte gespeichert. Zudem können zusätzlich unternehmensspezifische Fragen festgelegt werden, welche für die jeweilige Stellenbesetzung spezifisch sind. 

Die HR-Teams verfügen somit über einen zentralen Bereich, in dem sie:

•    die für jede Stelle eingegangenen Bewerbungen einsehen können;

•    auf die von den Bewerbern übermittelten Informationen und Dokumente zugreifen können;

•    den Status einer Bewerbung entsprechend ihrem Bearbeitungsstand anpassen können: Neue Bewerbung, In Bearbeitung, Angestellt oder Abgelehnt;

•    Kommentare hinzuzufügen, um die Nachverfolgung der Dossiers zu erleichtern;

•    mehreren Personen die Teilnahme am Auswahl- und Freigabeprozess zu ermöglichen;

•    in einem einzigen Schritt eine Antwort an die nicht berücksichtigten Bewerber zu versenden.

Wird ein Bewerber eingestellt, kann seine Bewerbung direkt mit seiner Mitarbeiterakte in Opale verknüpft werden, wodurch die nahtlose Übergabe vom Rekrutierungsprozess zur administrativen Verwaltung des neuen Mitarbeiters gewährleistet ist. 

Das Gleiche gilt für Spesenabrechnungen: 

Spesenabrechnungen

Mit diesem neuen Modul können die Mitarbeitenden ihre Spesenabrechnungen einfach erfassen und deren Bearbeitung bis zur Freigabe verfolgen. 

Über das Mitarbeiterportal kann jeder Mitarbeiter seine Geschäftsausgaben erfassen und die entsprechenden Belege direkt hochladen: Quittungen, Rechnungen, Kassenzettel oder andere erforderliche Dokumente. 

Die Spesen können nach Kategorien geordnet werden, zum Beispiel:

• Kilometergeld;

• öffentliche Verkehrsmittel;

• Parkgebühren;

• Verpflegung;

• sonstige Geschäftsausgaben. 

Je nach Art der Ausgabe kann der Mitarbeiter einen Betrag in Franken oder die Anzahl der zurückgelegten Kilometer eingeben. 

Jede Spesenabrechnung wird direkt dem betreffenden Mitarbeiter zugeordnet.