Die Opale bluePearl Applikation «Beschaffung» deckt alle Funktionen ab, die ein modernes Programm zur Abwicklung von internen Beschaffungsanfragen erfordert. Die Applikation «Beschaffung» steht in direkter Verbindung zu den Opale Applikationen Lagerunabhängige Bestellverwaltung» (statt: Verpflichtungen), Anlagenbuchhaltung, Logistik, Kreditoren und Buchhaltung. Ebenso besteht eine Verbindung zur Budget-Verwaltung.
Somit hat es eine wichtige Rolle innerhalb der Opale Systemlandschaft. Interne Beschaffungsanfragen lassen sich für Betriebs- oder Investitions-Objekte, Lager-Artikel oder Dienstleistungen effizient erstellen. Wahlweise kann für Anfragen ein Katalog mit den zu beschaffenden Objekten (z. B. Drucker) erstellt werden oder die Anfragen erfolgen mittels Freitext.
Darüber hinaus unterstützt ein Workflow-Prozess den internen Genehmigungsprozess von der internen Anfrage bis hin zur Bestellung optimal. Frei generierbare Workflow-Prozesse bieten die Freiheit, unterschiedliche Personenkreise und unterschiedliche Workflow-Stufen für den Genehmigungsprozess zu definieren. Die flexible Parametrisierung von Opale erlaubt auch die Definition eines vereinfachten Beschaffungsvorganges, der in Abhängigkeit vom Wert keinen Genehmigungsprozess erfordert. Die Bestellung z. B. einer Computermaus kann direkt vom Einkäufer ausgelöst werden.
Zu erwähnen ist auch, dass für die Verarbeitung der Beschaffungsanfragen ein Dossier erstellt werden kann, wenn es sich z. B. um ein neues Objekt (Drucker) handelt. Es besteht die Möglichkeit zur Hinterlegung von Zusatzinformationen, welche den Genehmigungsprozess wesentlich bei der Entscheidung unterstützen.
Sämtliche Informationen, die zur Bewilligung während des Workflow-Prozesses erforderlich sind, können bereits in dem Objektkatalog hinterlegt werden, z. B. Memo, Katalogpreis, Foto. Durch die Verbindung zum Modul Bürointegration lassen sich zusätzlich Dokumente mit detaillierten Objektbeschreibungen des Lieferanten hinterlegen.
Eine Aufgabenverwaltung erlaubt dem Mitarbeiter den Zugriff auf verschiedene Anfragen, die Möglichkeit, die Anfragen zu prüfen, freizugeben, einem anderen Mitarbeiter zuzuweisen oder sie abzulehnen. Zusätzlich können die zuständigen Mitarbeiter über ein Mail auf dem Laufenden gehalten werden.
Mit der Verbindung zur Applikation «Lagerungabhängige Bestellverwaltung» lassen sich Bestellungen mit oder ohne Aktivierung in der Applikation «Anlagenbuchhaltung» erstellen. Wie alle Opale Applikationen verfügt auch das Beschaffungs- Management über den Opale Report Builder zur Erstellung von Auswertungen.