Nouveaux portails : Recrutement / Candidats & Notes-de-frais

Suite à de nombreuses demandes de clients, nous avons débuté les développements pour la gestion des candidats et des notes de frais dans Opale. Ces deux fonctionnalités seront disponibles au T1 2027. Les candidats pourront être gérés dans l’application Salaires. Quant aux notes de frais, celles-ci pourront être transmises par l’intermédiaire d’un nouveau portail web.

Voici le détail des fonctionnalités envisagées :

Gestion des candidatures

Ce nouveau module Opale permettra aux établissements de centraliser et simplifier la gestion des candidatures, depuis la réception d'une candidature jusqu'à l'engagement éventuel du candidat.

 

Les offres d'emploi continueront à être publiées sur les canaux habituels de l'établissement : site internet, JobUp ou autres plateformes de recrutement. Chaque annonce pourra contenir un lien permettant au candidat de déposer directement sa candidature.

 

Le candidat pourra compléter ses informations en ligne et transmettre les documents demandés, tels que son CV, sa lettre de motivation, ses diplômes, ses certificats de travail ou son permis de travail.

 

Les informations utiles au recrutement, comme les disponibilités ou le type de permis, seront directement enregistrées dans son dossier. L'établissement pourra également définir des questions complémentaires propres à chaque recrutement.

 

Les équipes RH disposeront ainsi d'un espace centralisé leur permettant de :

  • consulter les candidatures reçues pour chaque poste ;

  • accéder aux informations et documents transmis par les candidats ;

  • faire évoluer une candidature selon son avancement : Nouvelle candidature, En cours, Engagé ou Refusé ;

  • ajouter des commentaires pour faciliter le suivi du dossier ;

  • permettre à plusieurs personnes de participer au processus de sélection et de validation ;

  • envoyer en une seule opération une réponse aux candidats non retenus.

Lorsqu'un candidat est engagé, sa candidature pourra être rattachée directement à son dossier collaborateur dans Opale, assurant ainsi la continuité entre le processus de recrutement et la gestion administrative du nouvel employé.

 

Idem pour les notes de frais :

 

Notes de frais

Ce nouveau module permettra aux collaborateurs de saisir simplement leurs notes de frais et d'en suivre le traitement jusqu'à leur validation.

 

Depuis le portail employé chaque collaborateur pourra déclarer ses dépenses professionnelles et joindre directement les justificatifs correspondants : quittance, facture, ticket de caisse ou tout autre document nécessaire.

 

Les frais pourront être classés par catégorie, par exemple :

  • déplacements en voiture ;

  • transports publics ;

  • parking ;

  • repas ;

  • autres frais professionnels.

 

Selon la nature de la dépense, le collaborateur pourra saisir un montant en francs ou un nombre de kilomètres parcourus.

 

Chaque note de frais sera directement rattachée au collaborateur concerné.

Les responsables et les équipes RH disposeront d'une vue leur permettant de consulter, contrôler et valider les notes de frais qui les concernent.

Un processus de validation permettra, si nécessaire, de faire intervenir plusieurs responsables. L'état de chaque demande sera clairement identifiable : À valider, En cours de validation, Validée ou Refusée.

L'ensemble du processus sera accessible depuis bluePearl, aussi bien pour la saisie par le collaborateur que pour la consultation et la validation par les responsables ou les RH.

À terme, le module pourra évoluer pour prendre en charge différents modes de remboursement et élargir son utilisation à d'autres bénéficiaires, notamment des fournisseurs.

Informations produit, Informations sociétéDavid Szoboszlay